Secteur · Régies et gérances immobilières
Numériser les dossiers d'une régie immobilière
Une régie garde un dossier par immeuble et un dossier par locataire. Les immeubles restent, les locataires changent, et le fonds ne fait que croître.
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Un dossier par objet, et des objets qui ne disparaissent pas
La gérance immobilière produit un fonds structuré mais massif. Chaque immeuble a son dossier technique, ses plans, ses contrats d'entretien, ses procès-verbaux d'assemblée. Chaque objet loué a son bail, ses états des lieux, sa correspondance, ses décomptes. Une régie qui gère deux cents objets manipule plusieurs milliers de documents par an.
Le problème n'est pas seulement le volume : c'est que ce fonds est consulté par plusieurs personnes en même temps. Le gérant technique cherche un plan pendant que la comptabilité cherche un décompte et que l'assistante cherche un état des lieux. Un classeur unique ne peut pas être à trois endroits.
Numérisé et indexé par immeuble, par objet et par nature de document, le même fonds devient consultable simultanément par toute l'équipe, depuis le bureau comme depuis le terrain.
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
Régie de taille moyenne, Valais
Soixante immeubles, dossiers techniques et plans numérisés par adresse, avec index à deux niveaux : immeuble puis nature de document.
Gérance de PPE
Vingt ans de procès-verbaux d'assemblées et de décomptes, numérisés par copropriété et rendus consultables par les membres du comité.
Reprise de portefeuille
Transfert d'un portefeuille de gérance : numérisation complète des dossiers repris, livrés dans l'arborescence du repreneur avant la date de reprise.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Baux et avenants | Durée du bail + prescription | À conserver au-delà de la fin du bail |
| États des lieux | Avec le bail concerné | Photographies souvent jointes, à numériser en couleur |
| Décomptes de charges | 10 ans (art. 958f CO) | Pièces comptables au sens du CO |
| Procès-verbaux d'assemblée PPE | Conservation permanente | Mémoire juridique de la copropriété |
| Dossiers techniques d'immeuble | Durée de vie du bâtiment | Plans, contrats d'entretien, garanties |
Méthode
Comment nous procédons
- Index à deux ou trois niveaux : immeuble, objet, nature de document.
- Plans d'immeubles traités dans le même mandat, jusqu'au A0.
- États des lieux numérisés en couleur, photographies comprises.
- Livraison compatible avec les principaux logiciels de gérance du marché.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Cabinets médicaux et dentaires
Dossiers patients, radiographies, correspondance : des données sensibles, une conservation longue, un classement par patient.
En savoir plusCommunes et administrations
Dossiers de construction, registres, procès-verbaux : un fonds public soumis à des règles de conservation strictes.
En savoir plusEMS et institutions sociales
Dossiers de résidents, dossiers du personnel, documents de suivi : données sensibles et conservation longue.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
Pouvez-vous respecter notre arborescence existante ?
Oui, et c'est la règle. Nous reprenons votre logique de classement — par adresse, par numéro d'objet, par copropriété — plutôt que d'en imposer une. L'arborescence est validée sur un échantillon avant le traitement complet.
Les données des locataires sont-elles protégées ?
Les dossiers contiennent des données personnelles au sens de la nLPD. Accord de confidentialité, aucune sous-traitance, traitement et hébergement en Suisse, effacement de nos systèmes sur demande après validation.
Que faire des dossiers de locataires partis ?
Ils restent utiles jusqu'à la fin des délais de prescription, puis deviennent candidats à la destruction. Nous pouvons trier par date de sortie et ne numériser que ce qui reste utile.
Traitez-vous les dossiers d'une seule copropriété ?
Oui. Un mandat peut porter sur une seule PPE — c'est même une bonne façon de commencer avant de généraliser au portefeuille.
Un fonds à faire scanner ?
Décrivez-nous votre volume : vous recevez une offre détaillée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.