Secteur · Communes et administrations
Numériser les archives d'une commune
Une administration communale conserve des dossiers que personne n'a le droit de détruire, dans des locaux qui n'ont jamais été conçus pour ça.
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- Atelier traitement interne
- Suisse données hébergées
Un fonds public, des règles précises
Les archives communales relèvent de la législation cantonale sur l'archivage. Une partie du fonds est à conservation permanente, une autre suit des délais définis, et la destruction n'est possible que selon un calendrier de conservation validé. La numérisation ne dispense d'aucune de ces règles : elle ajoute une copie de consultation, elle ne remplace pas la décision d'archivage.
Le fonds le plus demandé est presque toujours celui de la police des constructions. Les dossiers de mise à l'enquête, les autorisations, les plans d'exécution sont consultés en permanence par le service technique, les propriétaires, les architectes et les notaires. Ils sont classés par parcelle, ce qui est la bonne logique, mais les plans A0 rendent la manipulation pénible.
Nous numérisons ces dossiers par numéro de parcelle, plans grand format compris, et versons le résultat dans l'arborescence du service technique. Le reste du fonds — registres, procès-verbaux, correspondance — suit la même logique, avec l'indexation que vous définissez.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Dossiers de police des constructions | Conservation longue à permanente | Le fonds le plus consulté d'une commune |
| Procès-verbaux du conseil | Conservation permanente | Mémoire institutionnelle |
| Registres d'état civil et de population | Conservation permanente | Règles cantonales spécifiques |
| Comptabilité communale | 10 ans au moins | Suit les règles comptables générales |
| Correspondance des services | Selon calendrier de conservation | À trier avant numérisation |
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
Commune de moyenne importance, Valais
Dossiers de police des constructions de 1975 à 2010, numérisés par numéro de parcelle, plans A0 compris, versés dans l'arborescence du service technique.
Bourgeoisie
Registres anciens et procès-verbaux reliés, numérisés au berceau sans démontage, avec table de concordance.
Service technique intercommunal
Plans de réseaux et dossiers d'ouvrages numérisés à 400 dpi, index par secteur et par type de réseau.
Méthode
Comment nous procédons
- Indexation par numéro de parcelle, la clé d'accès réelle d'un fonds communal.
- Plans grand format traités dans le même mandat, jusqu'au A0 et au-delà.
- Aucun original détruit sans décision d'archivage formelle de votre part.
- Registres anciens traités au scanner à berceau, sans démontage.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
EMS et institutions sociales
Dossiers de résidents, dossiers du personnel, documents de suivi : données sensibles et conservation longue.
En savoir plusBureaux d'ingénieurs
Notes de calcul, plans d'armature, rapports d'essais : des dossiers techniques qu'on ressort à la moindre expertise.
En savoir plusIndustrie et PME techniques
Dossiers de production, plans de machines, fiches de maintenance, dossiers qualité : la mémoire technique d'un atelier.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
La numérisation autorise-t-elle à détruire les originaux ?
Non, pas par elle-même. La destruction d'archives publiques suit le calendrier de conservation et les règles cantonales d'archivage. Nous ne détruisons rien sans décision formelle, et pour un fonds communal cette décision ne nous appartient en aucun cas.
Travaillez-vous avec les archives cantonales ?
Nous pouvons préparer, trier et inventorier un fonds destiné au versement. Les modalités du versement relèvent de votre relation directe avec l'institution cantonale, dont les exigences techniques varient.
Comment se passe la mise en concurrence ?
Nous répondons aux demandes d'offre communales dans les formes demandées, avec descriptif technique détaillé, échantillon de test et références. Les seuils et procédures applicables relèvent de votre service juridique.
Les documents peuvent-ils rester accessibles pendant le mandat ?
Oui, par traitement en lots courts. Pour la police des constructions, nous procédons généralement par tranches de parcelles, afin que le service technique ne soit jamais privé d'un dossier demandé.
Un fonds à faire scanner ?
Décrivez-nous votre volume : vous recevez une offre détaillée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.