Secteur · Bureaux d'ingénieurs
Numériser les dossiers d'un bureau d'ingénieurs
Un bureau d'ingénieurs conserve ses notes de calcul et ses plans d'exécution parce qu'un ouvrage se conteste vingt ans après sa livraison.
- Devis 24 h réponse ouvrable
- Atelier traitement interne
- Suisse données hébergées
Des dossiers qui engagent la responsabilité
La note de calcul justifie un dimensionnement. Le plan d'armature documente ce qui a été réellement posé. Le rapport d'essai atteste d'un contrôle. Ces trois pièces, dix ans plus tard, sont ce qui permet de répondre à une expertise — ou de ne pas pouvoir y répondre.
Le fonds mélange donc du A4 dense en chiffres et du grand format au trait, appartenant au même dossier d'ouvrage mais rangés dans des meubles différents. Le premier gain de la numérisation est simplement de les réunir.
Nous traitons les deux formats dans le même mandat et les rattachons au même numéro d'ouvrage. Les notes de calcul passent en reconnaissance de caractères, ce qui rend les hypothèses et les références de normes cherchables à travers tout le fonds.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Notes de calcul | Durée de vie de l'ouvrage, en pratique | Pièce maîtresse en cas d'expertise |
| Plans d'exécution et d'armature | Durée de vie de l'ouvrage | Grand format, souvent en tubes |
| Rapports d'essais et de contrôle | Avec le dossier d'ouvrage | Laboratoires externes, formats variés |
| Procès-verbaux de chantier | Avec le dossier d'ouvrage | Traçabilité des décisions |
| Comptabilité et adjudications | 10 ans (art. 958f CO) | Règles comptables générales |
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
Bureau d'ingénieurs civils, Valais
Cent quatre-vingts dossiers d'ouvrages, notes de calcul A4 et plans A1-A0 numérisés ensemble sous le même numéro d'ouvrage.
Bureau spécialisé en génie civil
Plans de ponts et d'ouvrages d'art des années 1980, calques compris, numérisés à 400 dpi pour permettre la relecture des cotes.
Bureau technique CVSE
Schémas de principe et dossiers de mise en service, indexés par bâtiment et par installation.
Méthode
Comment nous procédons
- A4 et grand format traités dans le même mandat, rattachés au même ouvrage.
- Reconnaissance de caractères sur les notes de calcul, hypothèses cherchables.
- 400 dpi minimum sur les plans cotés, pour que les chiffres restent lisibles.
- TIFF sans perte disponible pour les plans destinés à une reprise en CAO.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Industrie et PME techniques
Dossiers de production, plans de machines, fiches de maintenance, dossiers qualité : la mémoire technique d'un atelier.
En savoir plusAssurances et courtiers
Polices, avenants, dossiers de sinistres : un dossier par client, consulté à chaque échéance.
En savoir plusÉcoles et institutions de formation
Dossiers d'élèves, registres de notes, procès-verbaux d'examens : des documents qu'on redemande des décennies plus tard.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
Les cotes restent-elles lisibles après numérisation ?
À 400 dpi, oui, y compris les cotes fines des plans d'armature. C'est la raison pour laquelle nous ne descendons pas à 300 dpi sur ce type de document.
Peut-on retrouver une note de calcul par sa référence de norme ?
Oui, dès lors que la référence est imprimée : la recherche plein texte porte sur l'ensemble du fonds numérisé.
Traitez-vous les plans roulés depuis longtemps ?
Oui, avec aplanissement préalable. Les plans très rétifs sont mis à plat sous poids pendant quelques jours avant passage au scanner.
Les dossiers d'ouvrages en cours peuvent-ils être numérisés ?
Oui, par lots courts. La pratique la plus courante est de numériser à la clôture de chaque ouvrage, ce qui évite d'accumuler.
Un fonds à faire scanner ?
Décrivez-nous votre volume : vous recevez une offre détaillée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.