Secteur · Assurances et courtiers
Numériser les dossiers d'un courtier en assurances
Un courtier vit dans ses dossiers clients. Chaque police, chaque avenant, chaque sinistre s'y ajoute, et le fonds ne se réduit jamais.
- Devis 24 h réponse ouvrable
- Atelier traitement interne
- Suisse données hébergées
Un dossier par client, consulté sans arrêt
Le courtage produit un fonds dont la particularité est d'être vivant. Contrairement à des archives comptables qui dorment, le dossier client d'un courtier est ouvert à chaque échéance, à chaque sinistre, à chaque changement de situation. Il grossit en permanence.
Cela change la façon de numériser. Un fonds mort se traite en une fois. Un fonds vivant se traite par lots, avec restitution rapide, et surtout avec une réflexion sur ce qui se passe ensuite : si les nouveaux documents continuent d'arriver en papier, le problème revient dans trois ans.
Nous numérisons l'existant et livrons une arborescence et une convention de nommage que vous pouvez alimenter ensuite au fil de l'eau. C'est la partie du travail qui a le plus de valeur à long terme.
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
Courtier indépendant, Valais
Six cents dossiers clients, un PDF par client avec sous-dossiers par contrat, convention de nommage livrée pour la suite.
Agence générale
Dossiers de sinistres clos depuis plus de cinq ans, numérisés et archivés, originaux détruits avec certificat.
Reprise de portefeuille
Portefeuille racheté à un confrère : numérisation complète avant intégration dans le système du repreneur.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Polices et conditions générales | Durée du contrat + prescription | Base de tout dossier client |
| Avenants et modifications | Avec la police concernée | À rattacher chronologiquement |
| Dossiers de sinistres | 10 ans après clôture, en pratique | Pièces hétérogènes, photos comprises |
| Correspondance client | Avec le dossier | Preuve du devoir de conseil |
| Comptabilité de l'agence | 10 ans (art. 958f CO) | Fonds distinct |
Méthode
Comment nous procédons
- Un PDF par client, ou par contrat, selon votre façon de travailler.
- Convention de nommage livrée pour alimenter le fonds ensuite.
- Photos de sinistres numérisées en couleur, rattachées au dossier.
- Traitement par lots courts, compatible avec un fonds encore actif.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Écoles et institutions de formation
Dossiers d'élèves, registres de notes, procès-verbaux d'examens : des documents qu'on redemande des décennies plus tard.
En savoir plusAssociations et fondations
Procès-verbaux, comptes, dossiers de projets : la mémoire d'une structure portée à bout de bras par des bénévoles.
En savoir plusGarages et concessions
Ordres de réparation, carnets d'entretien, dossiers véhicules : un historique qu'on redemande à chaque revente.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
Comment éviter que le papier revienne ?
En décidant, au moment de la numérisation, de la convention de nommage et de l'arborescence que vous utiliserez ensuite. Nous les livrons avec le mandat. C'est une question d'organisation interne, pas de technique.
Peut-on numériser uniquement les dossiers clos ?
Oui, et c'est souvent le meilleur point de départ : le gain de place est immédiat et l'activité courante n'est pas perturbée.
Les photos de sinistres sont-elles traitées ?
Oui, en couleur et à résolution suffisante pour rester exploitables en cas de contestation.
Les données clients restent-elles en Suisse ?
Oui. Traitement dans notre atelier, hébergement sur des serveurs suisses, aucune sous-traitance.
Un fonds à faire scanner ?
Décrivez-nous votre volume : vous recevez une offre détaillée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.