Secteur · Garages et concessions
Numériser les dossiers d'un garage
Un garage garde l'historique de véhicules qu'il ne voit plus, parce qu'un acheteur ou une assurance le redemandera.
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- Atelier traitement interne
- Suisse données hébergées
L'historique d'un véhicule vaut de l'argent
Un ordre de réparation de 2016 sert au moment de la revente du véhicule, lors d'un litige de garantie, ou quand une assurance demande un historique. Le garage qui peut le produire en deux minutes se distingue de celui qui doit fouiller une pile.
Le fonds est volumineux mais très homogène : des ordres de réparation, des factures, des rapports d'expertise, classés par date ou par client. La clé de recherche utile est pourtant ailleurs — c'est la plaque ou le numéro de châssis.
Nous indexons sur cette clé-là. C'est un travail de saisie en plus de la numérisation, mais c'est ce qui transforme une pile de papier en historique consultable.
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
Garage indépendant, Valais
Douze ans d'ordres de réparation, indexés par plaque et par numéro de châssis, consultables depuis l'atelier.
Concession multimarque
Dossiers véhicules et documents de garantie numérisés par marque, pour répondre aux exigences documentaires du constructeur.
Carrosserie
Rapports d'expertise et photographies de sinistres, numérisés en couleur et rattachés au dossier du véhicule.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Ordres de réparation | 10 ans (art. 958f CO) | Pièces comptables, mais aussi preuve technique |
| Dossiers véhicules | Selon usage | Clé de recherche : plaque ou châssis |
| Rapports d'expertise | Avec le dossier concerné | Sinistres et contrôles |
| Documents de garantie constructeur | Selon contrat | Exigences propres à chaque marque |
| Dossiers du personnel d'atelier | 5 ans au moins (OLT 1) | Formations et habilitations |
Méthode
Comment nous procédons
- Index par plaque ou par numéro de châssis, pas seulement par date.
- Photographies de sinistres numérisées en couleur.
- Documents huilés nettoyés à sec avant passage.
- Consultation possible depuis un poste d'atelier, sans logiciel dédié.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Caves et domaines viticoles
Registres de cave, contrôles officiels, étiquettes, correspondance : la traçabilité d'un domaine sur plusieurs générations.
En savoir plusEntreprises de construction
Dossiers de chantier, métrés, procès-verbaux de réception, plans d'exécution : dix ans de responsabilité après la livraison.
En savoir plusFiduciaires et comptables
Dossiers clients, pièces comptables, déclarations : dix ans de conservation légale, consultés chaque printemps.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
Peut-on retrouver un dossier par la plaque ?
Oui, si l'indexation est faite sur ce champ. C'est une saisie manuelle que nous chiffrons séparément, et qui est presque toujours rentable pour un garage.
Les documents tachés d'huile passent-ils au scanner ?
Oui, après nettoyage à sec, et à plat plutôt qu'au défilement pour ne pas marquer les documents suivants.
Faut-il conserver les originaux ?
Les ordres de réparation sont des pièces comptables soumises au délai de dix ans. La question de la conservation électronique relève de l'Olico et de l'avis de votre fiduciaire.
Combien de temps dure un mandat ?
Pour douze ans d'ordres de réparation d'un garage de taille moyenne, comptez trois à cinq semaines, indexation comprise.
Un fonds à faire scanner ?
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