Secteur · Caves et domaines viticoles
Numériser les archives d'une cave
Un domaine viticole conserve des registres de cave, des contrôles officiels et des archives qui remontent parfois à trois générations.
- Devis 24 h réponse ouvrable
- Atelier traitement interne
- Suisse données hébergées
La traçabilité et la mémoire du domaine
Une cave produit deux fonds bien distincts. Le premier est réglementaire : registres de cave, déclarations d'encavage, contrôles officiels, analyses. Il est contrôlé, il doit être disponible, et il suit des délais de conservation précis.
Le second est patrimonial : la correspondance du grand-père, les anciennes étiquettes, les photographies de vendanges, les carnets de vinification. Personne ne l'exige, mais c'est ce qui fait l'histoire d'un domaine — et c'est aussi ce qui alimente un site, une brochure, une salle de dégustation.
Les deux méritent d'être numérisés, avec des traitements différents : résolution courante pour le fonds réglementaire, résolution patrimoniale et traitement à plat pour les pièces anciennes et les photographies.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Registres de cave | Selon la réglementation applicable | Fonds contrôlé, à garder disponible |
| Déclarations et contrôles officiels | Selon délais légaux | À vérifier auprès de l'office compétent |
| Analyses et suivis de vinification | Selon usage | Carnets souvent manuscrits |
| Comptabilité du domaine | 10 ans (art. 958f CO) | Règles comptables générales |
| Fonds patrimonial | Conservation libre | Étiquettes, photographies, correspondance |
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
Domaine familial, Valais central
Registres de cave sur quinze ans plus un fonds patrimonial de photographies et d'étiquettes anciennes, traités séparément.
Cave coopérative
Archives administratives et procès-verbaux d'assemblées, numérisés par exercice.
Domaine en transmission
Fonds complet numérisé au moment d'une reprise familiale, pour que la génération suivante hérite d'archives consultables.
Méthode
Comment nous procédons
- Fonds réglementaire et fonds patrimonial traités séparément.
- Étiquettes et photographies numérisées à résolution élevée, à plat.
- Carnets manuscrits indexés à la main sur les champs utiles.
- Fichiers réutilisables pour un site, une brochure ou une salle de dégustation.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Entreprises de construction
Dossiers de chantier, métrés, procès-verbaux de réception, plans d'exécution : dix ans de responsabilité après la livraison.
En savoir plusFiduciaires et comptables
Dossiers clients, pièces comptables, déclarations : dix ans de conservation légale, consultés chaque printemps.
En savoir plusNotaires
Minutes, répertoires, dossiers d'affaires : un fonds qui ne se détruit jamais et qui grossit chaque année.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
Les carnets manuscrits sont-ils exploitables ?
Ils sont numérisés en image, à résolution suffisante pour rester lisibles. La reconnaissance de caractères ne porte que sur l'imprimé ; l'indexation manuelle prend le relais sur les champs que vous indiquez.
Peut-on numériser des étiquettes anciennes ?
Oui, à plat et à résolution élevée, ce qui permet de les réutiliser en impression ou sur un site.
Le fonds réglementaire doit-il rester accessible ?
Oui, ce qui impose un traitement par lots courts. Nous ne prenons jamais l'ensemble d'un fonds contrôlé en une seule fois.
Et les photographies de famille du domaine ?
Elles peuvent être traitées dans le même mandat, à résolution patrimoniale, et livrées séparément du fonds administratif.
Un fonds à faire scanner ?
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