Secteur · Fiduciaires et comptables
Scanner les dossiers d'une fiduciaire
Une fiduciaire conserve dix ans de pièces pour chacun de ses clients. Cela représente des mètres de classeurs qu'il faut garder, ranger, retrouver — et déplacer à chaque déménagement de bureau.
- Devis 24 h réponse ouvrable
- Atelier traitement interne
- Suisse données hébergées
Le métier qui produit le plus de papier par collaborateur
Une fiduciaire de cinq personnes gère couramment cent cinquante à trois cents dossiers clients. Chacun génère, chaque année, un classeur de pièces comptables, une déclaration fiscale avec ses annexes, des décomptes TVA, des décomptes de charges sociales et une correspondance. Multiplié par la durée de conservation légale, le stock atteint vite trente à cinquante mètres linéaires.
Ce stock a une particularité : il est consulté. Pas souvent, mais régulièrement, et toujours dans l'urgence — un contrôle TVA, une question de l'administration fiscale, un client qui redemande une pièce de 2019. Le classement par client et par exercice fonctionne tant que le volume reste maîtrisable ; au-delà, retrouver une facture précise dans un classeur de 2018 prend vingt minutes que personne ne facture.
Numériser ces dossiers change deux choses. La recherche plein texte remplace la fouille physique. Et les mètres de rayonnage libérés redeviennent des mètres carrés de bureau, ce qui n'est pas anodin dans les loyers actuels.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Livres et pièces comptables | 10 ans (art. 958f CO) | Le point de départ est la clôture de l'exercice, pas la date de la pièce |
| Décomptes et justificatifs TVA | 10 ans, 20 ans pour les immeubles | La durée longue vise les biens immobiliers |
| Déclarations fiscales et taxations | Variable selon le canton | En pratique conservées bien au-delà du minimum |
| Décomptes AVS, LPP, LAA | 5 à 10 ans | Se recoupent avec les dossiers du personnel du client |
| Correspondance client | Aucune obligation générale | Souvent le premier fonds à trier avant numérisation |
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
Fiduciaire de quatre collaborateurs, Bas-Valais
Trente-huit mètres linéaires couvrant huit exercices. Tri préalable par durée de conservation, numérisation du fonds encore utile, destruction certifiée du reste. Index à trois niveaux : client, exercice, nature de pièce.
Cabinet comptable indépendant
Deux cents dossiers clients repris à un confrère partant à la retraite. Nommage normalisé et reprise dans l'arborescence existante du repreneur.
Service financier d'une PME
Reprise des pièces d'un exercice sous contrôle TVA, en priorité, sous cinq jours ouvrables. Le reste du fonds traité ensuite, sans urgence.
Méthode
Comment nous procédons
- Un fichier par pièce ou un fichier par classeur, selon la façon dont vous cherchez.
- Nommage repris de votre plan comptable ou de votre logiciel, pas d'un standard imposé.
- Index CSV réinjectable dans la plupart des outils de GED du marché.
- Traitement par lots courts pendant la haute saison, pour ne jamais vous priver d'un dossier actif.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Notaires
Minutes, répertoires, dossiers d'affaires : un fonds qui ne se détruit jamais et qui grossit chaque année.
En savoir plusAvocats et études juridiques
Dossiers d'affaires clos, pièces de procédure, correspondance : un stock qui grossit sans jamais servir — jusqu'au jour où il sert.
En savoir plusBureaux d'architecture
Plans d'exécution, dossiers de construction, calques : le grand format qui encombre et qu'on ressort vingt ans plus tard.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
Pouvez-vous travailler pendant la période fiscale ?
Oui, mais par lots courts. Nous prenons cinq à dix classeurs à la fois et les restituons avant d'enlever les suivants, pour que vous gardiez la main sur les dossiers en cours de traitement.
Les fichiers ont-ils une valeur probante ?
L'Olico admet la conservation électronique des pièces comptables si l'intégrité et la lisibilité sont assurées jusqu'au terme du délai. Les conditions exactes et la décision de détruire les originaux relèvent de votre appréciation professionnelle : c'est vous l'expert du sujet, nous fournissons les fichiers et la traçabilité.
Détruisez-vous les originaux ?
Seulement sur instruction écrite, et jamais avant votre validation des fichiers. Un certificat de destruction vous est remis. Beaucoup de fiduciaires préfèrent conserver les originaux d'un ou deux exercices et ne détruire que les plus anciens.
Comment gérez-vous la confidentialité des dossiers clients ?
Accord de confidentialité signé avant l'enlèvement, aucune sous-traitance, postes de travail dédiés, transfert par lien sécurisé ou disque chiffré. Les fichiers sont effacés de nos systèmes après votre validation, sur demande.
Un fonds à faire scanner ?
Décrivez-nous votre volume : vous recevez une offre détaillée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.