Secteur · Avocats et études juridiques
Numériser les dossiers d'une étude d'avocats
Un dossier clos n'est pas un dossier mort. Il ressort à l'occasion d'une nouvelle procédure, d'une question de prescription, d'un contrôle. Et il occupe pendant ce temps un rayonnage entier.
- Devis 24 h réponse ouvrable
- Atelier traitement interne
- Suisse données hébergées
Le problème des dossiers clos
Une étude d'avocats accumule des dossiers d'affaires terminées qu'elle ne peut ni détruire ni consulter facilement. Chaque dossier contient des pièces de procédure, des échanges avec la partie adverse, des expertises, parfois plusieurs classeurs pour une seule affaire. Le tout est classé par affaire, ce qui est logique, mais rend la recherche transversale impossible : retrouver toutes les affaires où une clause précise a été plaidée relève de la mémoire des associés.
La numérisation avec reconnaissance de caractères change la nature du fonds. Une recherche plein texte sur dix ans d'affaires devient possible en quelques secondes. C'est un gain de temps, mais c'est surtout un gain de connaissance : l'étude retrouve accès à son propre travail passé.
Le point sensible est évidemment la confidentialité. Nous ne sous-traitons rien, nous signons un accord avant l'enlèvement, et pour les fonds les plus sensibles nous travaillons hors ligne avec un accès restreint à une seule personne.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Dossiers d'affaires clos | 10 ans après la clôture, en pratique | Durée liée aux règles de prescription applicables |
| Pièces de procédure | Avec le dossier d'affaire | Souvent le fonds le plus volumineux |
| Correspondance client | Avec le dossier d'affaire | Couverte par le secret professionnel |
| Registres et livres de l'étude | 10 ans (art. 958f CO) | Comptabilité de l'étude, pas les dossiers |
| Dossiers en cours | Sans objet | Numérisation possible par lots courts, sans interruption d'accès |
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
Étude de trois avocats, arc lémanique
Deux cent dix dossiers d'affaires closes entre 2010 et 2019, soit vingt-six mètres linéaires. Un PDF par dossier, index par numéro d'affaire, nom de client et année de clôture.
Étude spécialisée en droit de la construction
Dossiers accompagnés de plans A2 et A1, numérisés dans le même mandat et rattachés à l'affaire correspondante.
Cabinet en cessation d'activité
Fonds intégral numérisé et remis sur disque chiffré aux associés, originaux détruits avec certificat après validation.
Méthode
Comment nous procédons
- Accord de confidentialité signé avant tout enlèvement, sans exception.
- Traitement hors ligne possible, sur postes déconnectés du réseau.
- Un PDF par dossier d'affaire, ou par pièce si la procédure l'exige.
- Recherche plein texte sur l'ensemble du fonds, y compris les pièces adverses.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Bureaux d'architecture
Plans d'exécution, dossiers de construction, calques : le grand format qui encombre et qu'on ressort vingt ans plus tard.
En savoir plusRégies et gérances immobilières
Baux, décomptes de charges, dossiers PPE, dossiers techniques d'immeubles : un dossier par objet, pour toujours.
En savoir plusCabinets médicaux et dentaires
Dossiers patients, radiographies, correspondance : des données sensibles, une conservation longue, un classement par patient.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
Le secret professionnel est-il compatible avec un prestataire externe ?
C'est une question que vous devez trancher au regard de vos obligations déontologiques, et nous ne prétendons pas y répondre à votre place. Ce que nous pouvons garantir : accord écrit, aucune sous-traitance, personnel identifié, traçabilité complète et destruction des fichiers de nos systèmes sur demande.
Peut-on numériser un dossier en cours ?
Oui, par lots courts, avec restitution avant l'enlèvement du lot suivant. C'est le mode que nous recommandons pour tout dossier susceptible d'être demandé pendant le mandat.
Les pièces annotées à la main sont-elles exploitables ?
Elles sont numérisées en couleur, ce qui restitue les annotations. La reconnaissance de caractères ne les lit pas — elle ne porte que sur l'imprimé — mais l'image reste parfaitement lisible.
Que devient le fonds après numérisation ?
Restitution reconditionnée, ou destruction certifiée sur instruction écrite. Beaucoup d'études conservent les originaux des affaires les plus récentes et ne détruisent que les plus anciennes.
Un fonds à faire scanner ?
Décrivez-nous votre volume : vous recevez une offre détaillée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.