Secteur · Cabinets médicaux et dentaires
Numériser les dossiers d'un cabinet médical
Un cabinet conserve ses dossiers patients pendant des années après la dernière consultation. Le meuble à dossiers grossit, et la confidentialité interdit de le confier à n'importe qui.
- Devis 24 h réponse ouvrable
- Atelier traitement interne
- Suisse données hébergées
Des données sensibles, au sens strict
Un dossier patient contient des données sensibles au sens de la nLPD. Cela ne signifie pas qu'il ne peut pas être numérisé — beaucoup de cabinets l'ont fait — mais que le prestataire doit être choisi avec attention et que la chaîne de traitement doit être documentée de bout en bout.
Sur le plan pratique, le fonds a une structure simple : un dossier par patient, contenant des pièces de nature très variée — anamnèse manuscrite, courriers de confrères, résultats de laboratoire, comptes rendus opératoires, parfois des radiographies au format film. Les formats se mélangent, les épaisseurs varient du feuillet unique au dossier de deux centimètres.
La durée de conservation dépend du droit cantonal de la santé et des règles professionnelles : dix ans au moins dans la plupart des cantons, davantage dans certains cas. C'est votre organisation professionnelle ou votre juriste qui doit trancher pour votre situation, pas nous.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Dossiers patients | 10 ans au minimum, selon le droit cantonal | Vérifier la règle applicable à votre canton |
| Correspondance entre confrères | Avec le dossier patient | Données sensibles au sens de la nLPD |
| Résultats de laboratoire | Avec le dossier patient | Formats et papiers hétérogènes |
| Radiographies sur film | Avec le dossier patient | Traitement spécifique, sur devis |
| Comptabilité du cabinet | 10 ans (art. 958f CO) | Fonds distinct des dossiers patients |
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
Cabinet de médecine générale, Valais
Mille quatre cents dossiers patients archivés, numérisés par nom et date de naissance, avec accès restreint à une seule personne pendant tout le mandat.
Cabinet dentaire
Dossiers de patients inactifs depuis plus de cinq ans, triés puis numérisés, originaux détruits avec certificat après validation.
Remise de cabinet
Fonds complet repris lors d'une cessation d'activité, numérisé et remis sur disque chiffré au médecin repreneur.
Méthode
Comment nous procédons
- Accord de confidentialité signé avant l'enlèvement, sans exception.
- Accès restreint à une seule personne identifiée pour la durée du mandat.
- Traitement possible hors ligne, sur postes déconnectés.
- Traitement et hébergement exclusivement en Suisse.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Communes et administrations
Dossiers de construction, registres, procès-verbaux : un fonds public soumis à des règles de conservation strictes.
En savoir plusEMS et institutions sociales
Dossiers de résidents, dossiers du personnel, documents de suivi : données sensibles et conservation longue.
En savoir plusBureaux d'ingénieurs
Notes de calcul, plans d'armature, rapports d'essais : des dossiers techniques qu'on ressort à la moindre expertise.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
La numérisation de dossiers patients est-elle autorisée ?
Le recours à un prestataire pour traiter des données sensibles est encadré par la nLPD, qui impose notamment un contrat de sous-traitance et des garanties de sécurité. Les conditions applicables à votre cabinet doivent être validées par votre organisation professionnelle ou votre juriste : c'est une question de responsabilité médicale autant que juridique.
Numérisez-vous les radiographies ?
Les films radiographiques demandent un traitement par transparence, différent du scan de documents. C'est possible, sur devis spécifique, après examen d'un échantillon.
Les notes manuscrites sont-elles lisibles ?
L'image l'est, à la résolution retenue. La reconnaissance de caractères, en revanche, ne porte que sur l'imprimé : les notes manuscrites ne deviennent pas cherchables automatiquement, mais restent parfaitement consultables.
Combien de temps le cabinet est-il privé de ses dossiers ?
Nous travaillons par lots. Pour un fonds de dossiers inactifs, la question ne se pose pas. Pour des dossiers encore consultés, nous prenons des lots courts avec restitution avant l'enlèvement suivant.
Un fonds à faire scanner ?
Décrivez-nous votre volume : vous recevez une offre détaillée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.