Secteur · EMS et institutions sociales
Numériser les dossiers d'un EMS ou d'une institution
Un EMS conserve les dossiers de ses résidents bien après leur départ, et ceux de son personnel pendant des années. Deux fonds sensibles, dans des locaux qui manquent.
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- Suisse données hébergées
Deux fonds sensibles dans le même bâtiment
Une institution accumule deux types d'archives qui n'ont rien à voir. Les dossiers de résidents contiennent des données de santé et de suivi social, avec une conservation longue après la sortie. Les dossiers du personnel suivent une logique tout autre, avec des délais définis par le droit du travail et les assurances sociales.
Les deux ont en commun d'occuper de la place dans un bâtiment où chaque mètre carré est disputé, et d'être soumis à la nLPD. Les mélanger dans un même mandat sans distinction serait une erreur : ils n'ont ni la même durée de conservation, ni les mêmes droits d'accès.
Nous traitons les deux fonds séparément, avec des index distincts et, si vous le souhaitez, des livraisons séparées vers des emplacements différents de votre système.
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
EMS de taille moyenne
Dossiers de résidents sortis depuis plus de deux ans, numérisés par nom et date d'entrée, avec accès restreint pendant tout le mandat.
Institution socio-éducative
Dossiers de suivi archivés et dossiers du personnel, traités en deux mandats distincts avec index et livraisons séparés.
Fondation gestionnaire de plusieurs sites
Fonds centralisé de trois établissements, numérisé avec un index commun permettant de retrouver un dossier quel que soit le site d'origine.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Dossiers de résidents | Selon le droit cantonal de la santé | Données sensibles au sens de la nLPD |
| Dossiers du personnel | 5 à 10 ans après la sortie | Délais liés au droit du travail et aux assurances sociales |
| Documents de suivi et transmissions | Avec le dossier concerné | Souvent manuscrits, indexés à la main |
| Comptabilité de l'institution | 10 ans (art. 958f CO) | Fonds distinct |
| Documents d'exploitation et sécurité | Selon obligations | Plans, contrôles, maintenance |
Méthode
Comment nous procédons
- Fonds résidents et fonds personnel traités séparément, index distincts.
- Accès restreint à une seule personne identifiée pour les données de santé.
- Traitement et hébergement exclusivement en Suisse.
- Traitement par lots courts pour ne pas perturber l'exploitation.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Bureaux d'ingénieurs
Notes de calcul, plans d'armature, rapports d'essais : des dossiers techniques qu'on ressort à la moindre expertise.
En savoir plusIndustrie et PME techniques
Dossiers de production, plans de machines, fiches de maintenance, dossiers qualité : la mémoire technique d'un atelier.
En savoir plusAssurances et courtiers
Polices, avenants, dossiers de sinistres : un dossier par client, consulté à chaque échéance.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
Peut-on numériser des dossiers contenant des données de santé ?
La nLPD encadre le recours à un prestataire pour les données sensibles : contrat écrit, garanties de sécurité, limitation de l'usage. Les conditions applicables à votre institution doivent être validées par votre direction et votre juriste. Nous fournissons le cadre contractuel et la traçabilité ; la décision vous appartient.
Comment gérer les documents manuscrits de suivi ?
Ils sont numérisés en image, à la résolution qui préserve la lisibilité de l'écriture. L'indexation se fait à la main sur les champs que vous définissez — résident, période, nature du document.
Faut-il traiter tout le fonds d'un coup ?
Rarement. La plupart des institutions commencent par les dossiers les plus anciens et les moins consultés, ce qui libère de la place tout de suite et permet de valider la méthode sur un volume raisonnable.
Que deviennent les originaux ?
Restitution reconditionnée ou destruction certifiée, sur instruction écrite uniquement, et jamais avant que vous ayez validé les fichiers.
Un fonds à faire scanner ?
Décrivez-nous votre volume : vous recevez une offre détaillée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.