Archivage numérique et GED

Un plan de classement avant tout le reste

Le pire résultat d'une numérisation, c'est un dossier « SCANS » contenant 40 000 fichiers nommés doc0001.pdf. Le désordre de papier a simplement changé de support, et personne n'ose plus supprimer quoi que ce soit.

Nous commençons donc par l'inverse : une demi-journée d'atelier avec vous pour établir un plan de classement qui reflète votre activité, pas la structure de vos anciennes armoires. Cinq à sept rubriques de premier niveau suffisent presque toujours. Le plan est ensuite documenté sur une page, affichable au mur, pour que toute l'équipe classe de la même manière.

Une convention de nommage tenable

Une bonne convention se retient en une phrase et se lit sans documentation. Nous partons généralement du schéma AAAA-MM-JJ_Type_Tiers_Reference, adapté à vos usages :

2026-03-14_Facture_Constantin-SA_F-2026-0412.pdf

• Date en tête, au format ISO : le classement chronologique devient automatique.
• Ni accents, ni espaces, ni caractères spéciaux — pour la compatibilité entre systèmes.
• Type de document normalisé, tiré d'une liste fermée.
• Référence métier reprise du document lui-même, jamais inventée.
• Longueur maîtrisée : les chemins trop longs restent un problème réel sous Windows.

Des formats qui survivront à vos logiciels

Un fichier n'est lisible que tant qu'un logiciel sait l'ouvrir. Pour l'archivage, nous n'utilisons donc que des formats normalisés et documentés :

Intégration à vos outils existants

Nous ne vendons pas de logiciel et nous n'imposons aucune plateforme. Les fichiers sont livrés là où votre équipe travaille déjà :

• Serveur de fichiers d'entreprise ou NAS, avec les droits d'accès existants.
• kDrive, SharePoint, OneDrive, Google Drive — avec une arborescence prête à l'emploi.
• Logiciel métier ou GED : import par lot à partir de l'index CSV ou XML fourni.
• Logiciel de comptabilité acceptant l'attachement de justificatifs aux écritures.

Nous documentons également la procédure d'archivage — qui numérise, quand, avec quels réglages, où sont stockées les copies, comment l'intégrité est vérifiée. Cette documentation est exigée par l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes lorsque les pièces sont conservées sous forme électronique. Elle tient en trois pages, et c'est souvent la seule chose qui manque aux entreprises déjà passées au numérique.

Sauvegarder : la règle 3-2-1

Trois copies de vos données, sur deux supports différents, dont une hors site. Un fichier unique sur un disque externe posé sur le meuble à côté du serveur ne constitue pas une sauvegarde : l'incendie, le vol et le dégât d'eau emportent les deux. Nous vérifions l'intégrité des lots livrés au moyen d'empreintes numériques, afin qu'une corruption silencieuse soit détectable des années plus tard.