Secteur · Notaires
Numériser les archives d'une étude de notaires
Une étude de notaires ne se sépare pas de ses minutes. Le fonds ne fait que croître, génération après génération, et finit par occuper une cave entière — alors qu'on y cherche régulièrement un acte précis.
- Devis 24 h réponse ouvrable
- Atelier traitement interne
- Suisse données hébergées
Un fonds qui ne se détruit pas
La minute est l'original de l'acte. Elle reste à l'étude, elle ne se détruit pas, et le stock s'accumule depuis parfois plus d'un siècle. À cela s'ajoutent les répertoires, les dossiers d'affaires avec leurs pièces justificatives, la correspondance, et les copies conservées par précaution.
La difficulté n'est pas le volume brut, c'est la combinaison : un fonds ancien, relié, parfois fragile, mêlé à un fonds récent en classeurs, le tout devant rester consultable acte par acte. Un notaire qui cherche une servitude constituée en 1974 sait dans quel registre elle se trouve — encore faut-il que le registre soit accessible, et qu'il supporte d'être ouvert à plat une fois de plus.
Nous traitons les deux fonds différemment. Les registres passent au scanner à berceau, sans démontage ni pression sur la reliure. Les dossiers d'affaires en classeurs suivent la chaîne habituelle. L'index reprend votre numérotation de minutes, pas une numérotation inventée.
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
Étude de deux notaires, Valais central
Quarante-deux registres de minutes reliés, de 1961 à 2004, numérisés au berceau sans démontage. Index par année et par numéro de minute, avec table de concordance sur les répertoires.
Reprise d'étude
Fonds complet d'un notaire cessant son activité : registres, répertoires et dossiers d'affaires, préparés pour le versement aux archives cantonales et conservés en copie numérique par le repreneur.
Étude en déménagement
Cent trente mètres linéaires triés en trois catégories — versement, conservation numérique, destruction — avant un changement de locaux.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Minutes et actes originaux | Conservation permanente | Versement aux archives cantonales à la cessation d'activité |
| Répertoires | Conservation permanente | Clé d'accès à l'ensemble du fonds, à numériser en priorité |
| Dossiers d'affaires et pièces | 10 ans au moins | Durée pratique souvent plus longue |
| Copies et expéditions | Selon usage de l'étude | Fonds candidat au tri avant numérisation |
| Correspondance | Aucune règle générale | Numérisée si elle documente une affaire |
Méthode
Comment nous procédons
- Scanner à berceau pour tout ouvrage relié : aucune reliure n'est ouverte à plus de 120°.
- État des lieux photographique avant traitement, remis avec le mandat.
- Indexation reprenant votre numérotation de minutes et vos répertoires.
- Restitution en caisses rigides, dans l'ordre exact du départ.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Avocats et études juridiques
Dossiers d'affaires clos, pièces de procédure, correspondance : un stock qui grossit sans jamais servir — jusqu'au jour où il sert.
En savoir plusBureaux d'architecture
Plans d'exécution, dossiers de construction, calques : le grand format qui encombre et qu'on ressort vingt ans plus tard.
En savoir plusRégies et gérances immobilières
Baux, décomptes de charges, dossiers PPE, dossiers techniques d'immeubles : un dossier par objet, pour toujours.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
Faut-il démonter les registres ?
Non, jamais. Le scanner à berceau numérise page à page, reliure ouverte à angle réduit. C'est plus lent qu'un scanner à défilement, mais c'est la seule méthode acceptable pour un fonds que vous conservez.
Que faites-vous des actes en écriture manuscrite ?
La reconnaissance de caractères ne porte que sur l'imprimé et le dactylographié. Les actes manuscrits sont numérisés en image, et indexés à la main sur les champs que vous indiquez : date, numéro, parties, nature de l'acte.
Pouvez-vous préparer un versement aux archives cantonales ?
Nous pouvons trier, conditionner et inventorier le fonds. Les modalités du versement lui-même relèvent de votre relation avec les archives cantonales, dont les exigences varient d'un canton à l'autre.
Le secret professionnel est-il garanti ?
Accord de confidentialité signé avant tout enlèvement, aucune sous-traitance, accès restreint à une seule personne identifiée pour les fonds sensibles, et traitement hors ligne si vous le demandez.
Un fonds à faire scanner ?
Décrivez-nous votre volume : vous recevez une offre détaillée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.