Secteur · Entreprises de construction
Numériser les dossiers d'une entreprise de construction
Une entreprise de construction reste engagée longtemps après la fin du chantier. Le dossier qui le prouve dort dans un container ou une mezzanine.
- Devis 24 h réponse ouvrable
- Atelier traitement interne
- Suisse données hébergées
Le dossier de chantier survit au chantier
À la livraison d'un ouvrage, le dossier de chantier part en archive et n'est plus regardé — sauf si un défaut apparaît, si une garantie est invoquée, ou si une expertise est ordonnée. Il faut alors produire les métrés, les procès-verbaux, les bons de livraison, les plans d'exécution effectivement suivis.
Ces dossiers sont volumineux, souvent stockés dans des conditions médiocres — mezzanine d'atelier, container, dépôt non chauffé. Le papier s'y dégrade, et retrouver un chantier de 2015 suppose de savoir dans quel carton il se trouve.
Numérisés et indexés par numéro de chantier, ces dossiers deviennent consultables depuis le bureau technique en quelques secondes, et cessent de dépendre de l'état d'un dépôt.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Dossiers de chantier | 10 ans après réception, en pratique | Lié aux délais de garantie applicables |
| Métrés et décomptes | 10 ans (art. 958f CO) | Pièces comptables et techniques à la fois |
| Procès-verbaux de réception | Conservation longue | Point de départ des délais de garantie |
| Plans d'exécution suivis | Durée de vie de l'ouvrage | Grand format, à traiter avec le dossier |
| Dossiers du personnel de chantier | 5 ans au moins (OLT 1) | Heures, formations, sécurité |
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
Entreprise de maçonnerie, Valais
Cent dix dossiers de chantier livrés entre 2012 et 2020, plans A1 compris, indexés par numéro de chantier et par maître d'ouvrage.
Entreprise générale
Dossiers d'ouvrages avec procès-verbaux de réception et correspondance, numérisés avant la fermeture d'un dépôt.
Entreprise de second œuvre
Métrés et bons de livraison sur huit ans, numérisés pour répondre à une expertise en cours.
Méthode
Comment nous procédons
- Index par numéro de chantier, la clé réelle de recherche.
- Plans grand format traités avec le dossier, pas séparément.
- Documents dégradés par le stockage nettoyés et traités à plat si nécessaire.
- Traitement en urgence possible pour un dossier sous expertise.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Fiduciaires et comptables
Dossiers clients, pièces comptables, déclarations : dix ans de conservation légale, consultés chaque printemps.
En savoir plusNotaires
Minutes, répertoires, dossiers d'affaires : un fonds qui ne se détruit jamais et qui grossit chaque année.
En savoir plusAvocats et études juridiques
Dossiers d'affaires clos, pièces de procédure, correspondance : un stock qui grossit sans jamais servir — jusqu'au jour où il sert.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
Un dossier peut-il être traité en urgence ?
Oui. Un dossier sous expertise ou en litige peut être extrait et traité en priorité, généralement sous quarante-huit à septante-deux heures.
Les documents abîmés par l'humidité sont-ils récupérables ?
Souvent oui, s'ils sont secs et non collés. Les documents moisis demandent un examen préalable : nous ne les mélangeons jamais au reste d'un fonds.
Faut-il numériser tous les chantiers ?
Rarement. La pratique courante est de couvrir la période encore couverte par les délais de garantie et de responsabilité, et de trier le reste.
Les plans d'exécution sont-ils inclus ?
Oui, jusqu'au A0, dans le même mandat et rattachés au même numéro de chantier.
Un fonds à faire scanner ?
Décrivez-nous votre volume : vous recevez une offre détaillée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.