Secteur · Associations et fondations
Numériser les archives d'une association
Une association conserve sa mémoire dans des cartons qui changent de cave à chaque changement de comité.
- Devis 24 h réponse ouvrable
- Atelier traitement interne
- Suisse données hébergées
Une mémoire qui déménage à chaque comité
Le fonds d'une association vit chez le secrétaire, puis chez le suivant, puis dans le local du club. Il contient des procès-verbaux d'assemblées, des comptes, des dossiers de manifestations, souvent des photographies, parfois cinquante ans d'histoire locale.
Sa fragilité tient moins au papier qu'à la transmission : à chaque changement de comité, une partie se perd. La numérisation fige la mémoire et la rend partageable entre tous les membres du comité, sans que personne ait à héberger les cartons.
Les volumes sont généralement modestes — quelques cartons — ce qui en fait des mandats courts. Un minimum de facturation s'applique aux tout petits volumes, mais un carton reste une demande parfaitement normale.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Procès-verbaux d'assemblées | Conservation permanente, en pratique | Mémoire statutaire de la structure |
| Comptes et pièces comptables | 10 ans (art. 958f CO) | Applicable aux associations tenant une comptabilité |
| Dossiers de projets et manifestations | Selon usage | Souvent le fonds le plus riche |
| Photographies | Conservation patrimoniale | Numérisation à résolution élevée |
| Correspondance et statuts | Statuts : permanent | Le reste selon décision du comité |
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
Société locale, Valais central
Cinquante ans de procès-verbaux et de comptes en six cartons, numérisés et remis sur clé USB à chaque membre du comité.
Fondation culturelle
Dossiers de projets et photographies d'expositions, numérisés à résolution patrimoniale et indexés par année et par événement.
Club sportif
Archives de compétition et registres de membres, numérisés avant la démolition du local qui les abritait.
Méthode
Comment nous procédons
- Petits volumes acceptés : un carton est un mandat normal.
- Photographies numérisées à résolution patrimoniale.
- Livraison sur clé ou disque, dupliquée pour plusieurs membres du comité.
- Devis clair, sans engagement, adapté à un budget associatif.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Garages et concessions
Ordres de réparation, carnets d'entretien, dossiers véhicules : un historique qu'on redemande à chaque revente.
En savoir plusCaves et domaines viticoles
Registres de cave, contrôles officiels, étiquettes, correspondance : la traçabilité d'un domaine sur plusieurs générations.
En savoir plusEntreprises de construction
Dossiers de chantier, métrés, procès-verbaux de réception, plans d'exécution : dix ans de responsabilité après la livraison.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
Le volume est très petit, est-ce possible ?
Oui. Un carton, quelques classeurs ou un album de photographies sont des demandes normales. Un minimum de facturation s'applique aux très petits mandats, indiqué sur le devis.
Peut-on numériser des photographies anciennes ?
Oui, à résolution élevée et sans retouche automatique. Les tirages fragiles sont traités à plat, sans passage au défilement.
Comment partager le résultat entre les membres du comité ?
Livraison dupliquée sur plusieurs supports, ou dépôt sur un espace partagé que vous gérez. Nous ne fournissons pas d'hébergement à long terme.
Faut-il tout numériser ?
Rarement. Un tri préalable — procès-verbaux et comptes oui, brouillons et doublons non — réduit le volume et le coût, souvent de moitié.
Un fonds à faire scanner ?
Décrivez-nous votre volume : vous recevez une offre détaillée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.