Secteur · Écoles et institutions de formation
Numériser les archives d'une école
Une école délivre des attestations pour des élèves passés il y a trente ans. Encore faut-il retrouver le registre.
- Devis 24 h réponse ouvrable
- Atelier traitement interne
- Suisse données hébergées
Des demandes qui arrivent trente ans plus tard
Le secrétariat d'une école reçoit régulièrement des demandes d'attestation ou de duplicata concernant des élèves sortis il y a longtemps. La réponse se trouve dans un registre de notes ou un procès-verbal d'examen rangé dans une cave, classé par année.
Ces documents ont souvent une forme reliée — registres, cahiers de notes, procès-verbaux agrafés en volumes — et un papier qui a vieilli. Ils supportent mal les manipulations répétées, et chaque consultation les abîme un peu.
Les numériser résout les deux problèmes : la demande est traitée en quelques minutes, et l'original cesse d'être ouvert pour un oui ou pour un non.
Documents
Ce que nous scannons pour ce métier
Les durées ci-dessous sont indicatives : faites-les confirmer par votre fiduciaire ou votre juriste, elles dépendent de votre situation.
| Type de document | Conservation usuelle | Remarque |
|---|---|---|
| Registres de notes | Conservation longue à permanente | Base de toute attestation ultérieure |
| Procès-verbaux d'examens | Conservation longue | Souvent reliés ou agrafés en volumes |
| Dossiers d'élèves | Selon réglementation cantonale | Données personnelles au sens de la nLPD |
| Registres de diplômes | Conservation permanente | Pièce de référence pour les duplicata |
| Documents administratifs et comptables | 10 ans (art. 958f CO) | Fonds distinct |
Exemples
Trois mandats représentatifs
Des situations réelles, rendues anonymes.
École professionnelle
Quarante ans de registres de notes reliés, numérisés au berceau, index par volée et par filière.
Établissement scolaire communal
Dossiers d'élèves archivés, numérisés par année de sortie, avec accès restreint pour les données personnelles.
Institution de formation continue
Registres de participation et attestations sur vingt ans, rendus cherchables par nom et par session.
Méthode
Comment nous procédons
- Registres reliés numérisés au berceau, sans démontage.
- Index par volée, par filière et par nom, selon vos besoins de recherche.
- Données personnelles traitées sous accord de confidentialité.
- Délais de traitement adaptés au calendrier scolaire.
Prestations
Les prestations mobilisées
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusAutres métiers
Nous travaillons aussi pour
Associations et fondations
Procès-verbaux, comptes, dossiers de projets : la mémoire d'une structure portée à bout de bras par des bénévoles.
En savoir plusGarages et concessions
Ordres de réparation, carnets d'entretien, dossiers véhicules : un historique qu'on redemande à chaque revente.
En savoir plusCaves et domaines viticoles
Registres de cave, contrôles officiels, étiquettes, correspondance : la traçabilité d'un domaine sur plusieurs générations.
En savoir plusF.A.Q.
Questions fréquentes
Les registres anciens supportent-ils la numérisation ?
Au scanner à berceau, oui : la reliure n'est jamais forcée. Les volumes très fragiles font l'objet d'un état des lieux photographique avant traitement.
Peut-on rechercher un élève par son nom ?
Sur les registres imprimés ou dactylographiés, oui, par recherche plein texte. Sur les registres manuscrits, l'indexation se fait à la main sur les champs que vous définissez.
Quand intervenir sans perturber l'école ?
Les vacances scolaires sont la fenêtre habituelle. Nous calons le planning d'enlèvement et de restitution sur votre calendrier.
Les dossiers d'élèves peuvent-ils être détruits après numérisation ?
Cela dépend de la réglementation cantonale applicable à votre établissement. Nous ne détruisons rien sans décision formelle de votre direction.
Un fonds à faire scanner ?
Décrivez-nous votre volume : vous recevez une offre détaillée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.